Maßgeschneiderte Software: Wann lohnt sie sich?
· DigifyNow
Maßgeschneiderte Software wird für die Abläufe eines einzelnen Unternehmens gebaut. Sie bestimmen, was sie kann, und tragen Entwicklung und Pflege selbst. Sie lohnt sich, wenn Ihr Ablauf Sie vom Wettbewerb unterscheidet oder wenn heute mehrere Programme per Excel zusammengehalten werden. Für Buchhaltung, Lohn oder E-Mail lohnt sie sich nicht. Bei DigifyNow fangen wir mit einem MVP an, das nur den Kernablauf abbildet und typischerweise in 4–8 Wochen steht. Ausgebaut wird erst, wenn echte Nutzer damit gearbeitet haben.
Was ist maßgeschneiderte Software – und wann lohnt sie sich nicht?
Maßgeschneiderte Software ist ein Programm, das für die Abläufe eines bestimmten Unternehmens entwickelt wird. Das Unternehmen muss sich also nicht an ein fertiges Produkt anpassen. An der Technik liegt der Unterschied nicht: Beides läuft im Browser, auf dem Smartphone oder auf einem Server. Der Unterschied liegt darin, wer die Anforderungen festlegt. Bei Standardsoftware bestimmt der Hersteller den Funktionsumfang und verteilt die Entwicklungskosten auf viele Kunden. Bei Individualsoftware entscheiden Sie – und tragen Entwicklung und spätere Pflege allein.
Daraus ergibt sich, wann sie sich nicht lohnt. Für Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail oder eine gewöhnliche Warenwirtschaft gibt es ausgereifte Produkte. Deren Hersteller setzen gesetzliche Änderungen selbst um. Ein Beispiel: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können, etwa in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD. So etwas selbst nachzubauen und dauerhaft aktuell zu halten, empfehlen wir bei DigifyNow praktisch nie. Eine eigene Lösung ist sinnvoll, wenn Ihr Ablauf Sie vom Wettbewerb unterscheidet. Das Gleiche gilt, wenn heute drei Programme über Excel-Listen verbunden sind oder wenn ein Standardprodukt nur mit täglichen Umwegen passt.
Maßgeschneiderte Software Lösungen – welche Bausteine gehören dazu?
Wer nach maßgeschneiderten Software-Lösungen sucht, denkt meist an die Oberfläche. Maßgeschneiderte Software Lösungen, die im Alltag laufen, bestehen aber aus mehreren Schichten. Jede davon muss geplant, gebaut und später betrieben werden:
- Oberfläche (Frontend): eine Web-App im Browser, eine native App für iOS und Android oder beides. Apps für den App Store und Google Play werden vor jeder Veröffentlichung vom jeweiligen Store geprüft.
- Geschäftslogik (Backend): die Regeln Ihres Betriebs, etwa Freigabestufen, Preisberechnung oder Statuswechsel eines Auftrags.
- Datenbank: wo Kunden, Aufträge und Dokumente liegen – dazu gehören Backups und ein Rechtekonzept, das festlegt, wer was sehen darf.
- Schnittstellen (APIs): die Anbindung an vorhandene Systeme, meist über REST mit JSON. Für Anmeldungen gibt es Standards wie OAuth 2.0 (RFC 6749).
- Betrieb: Hosting, Sicherheitsupdates der verwendeten Bibliotheken und eine Überwachung, die Ausfälle meldet.
- Datenschutz: Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ob Ihr Betrieb die Vorgaben insgesamt erfüllt, hängt von Ihren eigenen Prozessen ab.
Für Mundo Marketing hat DigifyNow ein individuelles Backoffice mit CRM entwickelt. Das war nicht nur eine Eingabemaske, sondern genau diese Kombination aus Oberfläche, Logik, Daten und laufendem Betrieb.
Software: Fertig kaufen oder individuell entwickeln lassen?
Wer Software für den eigenen Betrieb sucht, hat drei Möglichkeiten: kaufen, bauen lassen oder beides verbinden. Die dritte wird oft übersehen, dabei ist sie in der Praxis häufig die vernünftigste. Sie behalten ein Standardprodukt für den allgemeinen Teil und lassen nur das individuell entwickeln, was fehlt. Die Verbindung läuft über die Schnittstelle des Standardprodukts. Bevor Sie sich festlegen, sollten Sie deshalb zwei Dinge prüfen. Erstens: Hat das vorhandene Produkt eine dokumentierte API? Zweitens: Lassen sich Ihre Daten in einem offenen Format wie CSV oder JSON exportieren? Wenn nicht, sind Sie an den Hersteller gebunden, und jede spätere Erweiterung wird schwierig.
| Kriterium | Standardsoftware | Individualsoftware | Standard + Erweiterung |
|---|---|---|---|
| Wer bestimmt die Funktionen? | Hersteller | Sie | Hersteller für den Kern, Sie für die Erweiterung |
| Kostenstruktur | laufende Lizenz, oft pro Nutzer | Entwicklung plus laufende Wartung | Lizenz plus Entwicklung der Erweiterung |
| Gesetzliche Änderungen | setzt der Hersteller um | müssen Sie beauftragen | überwiegend der Hersteller |
| Wem gehört die Weiterentwicklung? | dem Hersteller | Ihnen, wenn vertraglich geregelt | geteilt |
| Passt, wenn … | der Ablauf branchenüblich ist | der Ablauf Ihr Unterschied ist | nur ein Teil des Ablaufs fehlt |
Was macht eine Software-Agentur – und woran erkennen Sie eine passende?
Eine Software-Agentur plant, entwickelt und betreut Programme für Kunden, die kein eigenes Entwicklerteam haben. Ob die Zusammenarbeit trägt, zeigt sich meistens erst nach dem Launch. Deshalb sollten Sie schon vor der Unterschrift ein paar Punkte klären:
- Nutzungsrechte am Code: Computerprogramme sind nach § 69a UrhG urheberrechtlich geschützt. Der automatische Rechteübergang nach § 69b UrhG gilt nur für Arbeitnehmer, nicht für externe Dienstleister. Die Rechte müssen deshalb im Vertrag stehen.
- Zugang zum Quellcode: Liegt der Code in einem Git-Repository, auf das Sie jederzeit zugreifen können – oder nur beim Entwickler?
- Wer entwickelt? Sie sollten die Personen kennen, die an Ihrem Projekt arbeiten, und wissen, ob Teile weitervergeben werden.
- Betrieb nach dem Launch: Wer spielt Sicherheitsupdates ein, wer reagiert auf Ausfälle, und wie wird das abgerechnet?
- Prüfbare Referenzen: Produkte, die Sie selbst ausprobieren können, sagen mehr als Logos auf einer Website.
Bei DigifyNow arbeiten Jesper Schmidt, Christian Schiebl und Miles Pandel direkt an den Projekten. Unsere Partyspiele-App Festino können Sie im App Store und bei Google Play selbst installieren. Welche Projektarten wir übernehmen, steht in unseren Leistungen für Apps, Web-Apps und KI-Einführung.
Wie läuft ein Softwareprojekt bei DigifyNow ab – vom MVP zum laufenden System?
Wir bauen nicht erst alles und zeigen es dann. Wir fangen mit dem kleinsten Stand an, mit dem echte Nutzer arbeiten können. Das ist das MVP (Minimum Viable Product). Der Ablauf in Stufen:
- Kostenlose Einschätzung: Sie schildern Ihr Vorhaben. Wir sagen ehrlich, ob eigene Software sinnvoll ist oder ob ein vorhandenes Produkt reicht.
- Kernablauf festlegen: Welcher eine Prozess muss zuerst funktionieren? Alles andere kommt auf eine Liste für später.
- MVP entwickeln: Bei uns dauert das typischerweise 4–8 Wochen. Das ist ein Erfahrungswert, keine Zusage für ein bestimmtes Vorhaben.
- Test mit echten Nutzern: Ihre Mitarbeiter arbeiten mit dem MVP. Was sie tatsächlich brauchen, bestimmt den nächsten Schritt.
- Ausbau in kurzen Runden: Neue Funktionen kommen in kleinen Schritten dazu. Die Versionen zählen wir nach Semantic Versioning (MAJOR.MINOR.PATCH), damit Änderungen nachvollziehbar bleiben.
- Laufender Betrieb: Updates, Überwachung und Schulung. Auf Wunsch binden wir KI-Assistenten oder Automatisierungen an.
Das MVP ist absichtlich unvollständig. Wer erwartet, nach sechs Wochen ein fertiges ERP zu haben, wird enttäuscht sein. Dafür wissen Sie früh, ob die Grundidee im Alltag funktioniert – bevor der größte Teil des Budgets ausgegeben ist.
Woran scheitern Projekte mit Individualsoftware?
Die meisten Probleme, die wir in der Projektpraxis sehen, sind nicht technisch. Sie haben organisatorische Ursachen, die sich vorher erkennen lassen:
- Zu großer Umfang am Anfang: Ein Lastenheft mit hundert Punkten verzögert den ersten nutzbaren Stand um Monate. Bis dahin haben sich die Anforderungen oft schon wieder geändert.
- Niemand ist intern zuständig: Ohne eine Person, die Fragen innerhalb weniger Tage beantwortet, bleibt die Entwicklung stehen.
- Die Datenmigration wird unterschätzt: Alte Excel-Bestände enthalten Dubletten, uneinheitliche Datumsformate und Freitext in Zahlenfeldern. Das Bereinigen kostet oft mehr Zeit als der Import.
- Kein Budget für den Betrieb: Bibliotheken und Laufzeitumgebungen haben ein Ablaufdatum. Eine Node.js-LTS-Version bekommt zum Beispiel rund 30 Monate Updates. Danach ist ein Upgrade fällig.
- Die Nutzer werden nicht einbezogen: Ein Programm, das am Schreibtisch der Geschäftsführung entworfen wurde, umgehen die Mitarbeiter gern wieder mit Excel.
- Nur ein Entwickler kennt das System: Fehlen Dokumentation und Zugang zum Repository, hängt das ganze System an einer Person.
Neuigkeiten aus unseren Projekten und Produkten veröffentlichen wir in unseren News aus der Projektpraxis.
Häufige Fragen
Was kostet maßgeschneiderte Software?
Einen Festpreis ohne Anforderungen kann niemand seriös nennen. Die Kosten hängen vor allem von vier Dingen ab: Anzahl der Rollen und Abläufe, Anzahl der Schnittstellen zu vorhandenen Systemen, Umfang der Datenmigration und Aufwand für den laufenden Betrieb. Ein MVP, das nur den Kernablauf abbildet, kostet einen Bruchteil eines vollständigen Systems. Deshalb fangen wir bei DigifyNow damit an und schätzen danach Stufe für Stufe.
Wie lange dauert die Entwicklung individueller Software?
Ein MVP mit einem klar abgegrenzten Kernablauf braucht bei DigifyNow typischerweise 4–8 Wochen. Das ist ein Erfahrungswert, keine Zusage für ein bestimmtes Projekt. Bis zu einem umfassenden System mit mehreren Modulen dauert es eher mehrere Monate. Gebaut wird in Runden, bei denen jede Stufe schon nutzbar ist. Meist bremsen fehlende Antworten und unsaubere Altdaten stärker als das Programmieren.
Wem gehört der Quellcode einer individuell entwickelten Software?
Computerprogramme sind nach § 69a UrhG urheberrechtlich geschützt. Der automatische Übergang der Rechte auf den Arbeitgeber nach § 69b UrhG gilt nur für angestellte Entwickler. Beauftragen Sie eine Agentur, müssen Nutzungsrechte und Herausgabe des Quellcodes ausdrücklich im Vertrag stehen. Außerdem sollten Sie Zugriff auf das Git-Repository haben. Ohne diese Punkte hängt die Weiterentwicklung vom ursprünglichen Dienstleister ab.
Web-App oder native App – was ist für ein Unternehmen sinnvoller?
Eine Web-App läuft im Browser, braucht keine Store-Prüfung und lässt sich sofort für alle Nutzer aktualisieren. Für interne Werkzeuge wie ein Backoffice oder CRM reicht sie fast immer. Eine native App für iOS und Android lohnt sich eher, wenn Sie Kamera, Push-Mitteilungen oder Offline-Betrieb intensiv nutzen oder Endkunden über App Store und Google Play erreichen wollen. Dafür durchläuft jedes Update die Prüfung des Stores.