Kosten für Softwareentwicklung: Was sie treibt
· DigifyNow
Die Kosten für Softwareentwicklung ergeben sich aus dem Aufwand mal dem Tagessatz. Den Aufwand treiben vier Dinge: der Umfang der Funktionen samt Rollen und Sonderfällen, die Zahl und Qualität der Schnittstellen, Menge und Zustand der Daten, die übernommen werden müssen, und der Betrieb nach dem Start. Belastbar wird eine Zahl erst, wenn die Funktionen schriftlich beschrieben und priorisiert sind. Ein MVP streicht vorher alles, was nicht zum Kernablauf gehört.
Was ist Softwareentwicklung, und wofür zahlt man dabei?
Softwareentwicklung heißt: Aus einem fachlichen Ablauf wird ein Programm, das diesen Ablauf abbildet. Das Programm läuft als Web-App im Browser, als App auf dem Smartphone oder als Dienst im Hintergrund. Bezahlt wird dabei nicht der Code als Ware, sondern Arbeitszeit, und die verteilt sich auf mehrere Phasen. Zuerst kommt die Klärung der Anforderungen, dann Konzept und Oberflächenentwurf, danach Programmierung, Test, Datenübernahme und Inbetriebnahme. Wer nur die Programmierung im Kopf hat, unterschätzt die anderen Phasen. Gerade Abstimmung, Tests und die Korrektur von Sonderfällen kosten oft so viel Zeit wie das eigentliche Programmieren. Wie diese Phasen in einem Auftrag zusammenhängen und wo die Abnahme liegt, beschreibt der Beitrag zum Ablauf eines Softwareprojekts. Für die Kosten heißt das: Jede Phase lässt sich einzeln schätzen. Ein Angebot, das nur eine Gesamtsumme ohne Aufteilung nennt, kann man kaum prüfen.
Wovon hängen die Kosten für Softwareentwicklung ab?
Die Kosten für Softwareentwicklung wachsen nicht mit der Zahl der Bildschirme, sondern mit der Zahl der Regeln, Ausnahmen und Verbindungen. Ein einfaches Formular ist schnell gebaut. Teuer wird es erst, wenn das Formular je nach Kunde andere Pflichtfelder braucht, eine Freigabe durch den Vorgesetzten auslöst und das Ergebnis an die Buchhaltung übergeben muss. Diese Treiber bestimmen den Aufwand:
- Funktionsumfang und Sonderfälle: Jede Ausnahme im Ablauf (Teillieferung, Storno, Gutschrift) braucht eigene Logik und eigene Tests.
- Rollen und Rechte: Sehen Außendienst, Innendienst und Geschäftsführung unterschiedliche Daten, muss jede Abfrage prüfen, wer fragt. Fehlt diese Prüfung, ist das eine Sicherheitslücke und kein Schönheitsfehler.
- Schnittstellen: Hat das Fremdsystem eine dokumentierte API, ist die Anbindung planbar. Gibt es nur einen CSV-Export oder gar keinen Zugang, steigt der Aufwand, und das Risiko gleich mit.
- Daten: Alte Bestände mit Dubletten, uneinheitlichen Schreibweisen oder falschen Zeichensätzen müssen vor der Übernahme bereinigt werden.
- Plattformen: Web-App, iOS und Android sind drei Zielumgebungen. Jede weitere Plattform bringt eigene Tests und eigene Updatezyklen mit.
- Nichtfunktionale Anforderungen: Offline-Fähigkeit, Mehrsprachigkeit, Protokollierung von Änderungen oder Barrierefreiheit wirken auf fast jede Funktion.
Wie eine Schnittstelle (API) technisch aufgebaut ist und woran sie im Alltag hakt, etwa an abgelaufenen Tokens, steht in einem eigenen Beitrag. Für die Datenmigration gilt: Den Aufwand bestimmt der Zustand der Altdaten, nicht ihre Menge.
Was kosten KI-Funktionen in einer Software zusätzlich?
KI-Funktionen sind ein eigener Kostenpunkt. Sprachmodelle rechnen meist nach Nutzung ab, die laufenden Kosten wachsen also mit jeder Anfrage, nicht mit der Zahl der Nutzer. Eine Funktion, die bei jedem Seitenaufruf eine Zusammenfassung erzeugt, verbraucht mehr als eine, die nur auf Knopfdruck läuft. Dazu kommen Pflichten aus der europäischen KI-Verordnung, die Zeit kosten und deshalb von Anfang an in die Kalkulation gehören:
- Transparenz bei erzeugten Inhalten: Für KI-Systeme, die Texte, Bilder, Audio oder Video erzeugen, gelten Transparenzpflichten bereits. Für Systeme, die schon vorher auf dem Markt waren, läuft eine kurze Übergangsfrist für die Kennzeichnung. Wer eine bestehende Software mit Textgenerierung betreibt, plant die Prüfung also jetzt ein.
- KI-Kompetenz des Personals: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Menschen zu unterstützen, die mit dem System arbeiten. Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss nicht garantiert werden. Schulungszeit ist trotzdem ein Posten im Budget.
- Hochrisiko-Systeme: Für Systeme in bestimmten Bereichen gelten später strengere Vorschriften, gestaffelt nach Art des Systems. Das bringt Dokumentations- und Prüfaufwand, der deutlich über eine Kennzeichnung hinausgeht.
Ob und welche dieser Pflichten ein konkretes System betreffen, klärt man rechtlich, nicht technisch. Für die Kostenschätzung reicht zunächst die Frage, ob die Software Inhalte erzeugt und in welchem Bereich sie eingesetzt wird.
Welche Kosten fallen nach dem Start an?
Mit dem Livegang ist eine Software noch nicht abbezahlt. Sie braucht laufende Mittel, und diese Posten fehlen in vielen ersten Kalkulationen:
- Hosting und Infrastruktur: Server oder Cloud-Dienst, Datenbank, Backups und Monitoring. Die Kosten hängen von Last und Datenmenge ab.
- Sicherheitsupdates: Frameworks und Bibliotheken bekommen laufend Patches. Wer sie über Jahre auslässt, muss später auf einen Schlag mehrere Versionssprünge nachholen.
- Plattformpflege bei Apps: Neue iOS- und Android-Versionen verlangen Anpassungen, und die App-Stores haben eigene Entwicklerkonten und Gebühren.
- Lizenzen und Fremddienste: E-Mail-Versand, Kartendienste, Zahlungsanbieter oder KI-Modelle rechnen meist monatlich oder nach Nutzung ab.
- Support und Weiterentwicklung: Fragen der Nutzer, kleine Änderungen und neue Anforderungen aus dem Betrieb.
Fragen Sie deshalb nicht nur nach dem Entwicklungsaufwand, sondern auch nach den Betriebskosten über einige Jahre. Wenn ein Angebot diesen Teil weglässt, ist es nicht günstiger, es ist nur unvollständig. Für Apps listet der Beitrag zu den App-Entwicklung Kosten die Store-Posten einzeln auf.
Festpreis oder Aufwand: Welches Abrechnungsmodell passt?
Wie abgerechnet wird, ändert am Aufwand nichts. Es ändert, wer das Risiko trägt, wenn der Aufwand anders ausfällt als geschätzt. Bei einem Festpreis rechnet der Auftragnehmer einen Puffer ein, und jede Änderung am vereinbarten Umfang wird zum Nachtrag. Bei Abrechnung nach Aufwand zahlen Sie die tatsächliche Zeit und können den Kurs ändern, tragen aber das Mengenrisiko selbst.
| Kriterium | Festpreis | Nach Aufwand | Festpreis je Phase |
|---|---|---|---|
| Voraussetzung | Vollständige, schriftliche Spezifikation vor Beginn | Priorisierte Liste der Anforderungen, regelmäßige Abstimmung | Klar abgegrenzte erste Phase, etwa ein MVP |
| Wer trägt das Mengenrisiko | Auftragnehmer, über einen Puffer im Preis | Auftraggeber | Auftragnehmer je Phase, danach neu verhandelt |
| Änderungen während des Projekts | Nur per Nachtrag | Jederzeit, kostet Zeit | Zwischen den Phasen ohne Nachtrag |
| Passt, wenn | Umfang klein und stabil ist | Anforderungen sich erst im Bau klären | Erst ein Kern getestet werden soll, bevor man ausbaut |
| Typischer Fehler | Lücken in der Spezifikation führen zu Streit bei der Abnahme | Fehlendes Budgetlimit, keine Zwischenstände | Erste Phase zu groß geschnitten |
Rechtlich kommt dazu die Frage Werkvertrag oder Dienstvertrag. Beim Werkvertrag schuldet der Auftragnehmer ein Ergebnis, das abgenommen wird, beim Dienstvertrag die Tätigkeit. Welche Vertragsart vorliegt, ergibt sich aus dem Inhalt des Vertrags, nicht aus seiner Überschrift.
Standardsoftware, Low Code oder Eigenentwicklung: Was kostet wo?
Bevor man Individualentwicklung kalkuliert, lohnt der Vergleich mit den Alternativen. Alle drei Wege lassen sich nach denselben Merkmalen beurteilen: Kosten am Anfang, laufende Kosten, Anpassbarkeit und Abhängigkeit.
| Merkmal | Standardsoftware (SaaS) | Low-Code-Plattform | Individualentwicklung |
|---|---|---|---|
| Kosten am Anfang | Einrichtung und Datenübernahme | Aufbau der Anwendung auf der Plattform | Konzept, Entwicklung, Test, Datenübernahme |
| Laufende Kosten | Lizenz meist je Nutzer und Monat | Plattformlizenz, oft je Nutzer | Hosting, Updates, Wartung |
| Anpassbarkeit | Nur im Rahmen der Einstellungen und Erweiterungen des Anbieters | Hoch innerhalb der Bausteine der Plattform | Frei, im Rahmen von Budget und Technik |
| Abhängigkeit | Vom Anbieter, seinen Preisen und seiner Roadmap | Die Anwendung läuft nur auf der Laufzeitumgebung des Anbieters | Vom Entwicklungspartner, wenn Quellcode und Dokumentation nicht übergeben werden |
| Stößt an Grenzen, wenn | Der eigene Ablauf vom Standard abweicht | Offline-Betrieb, viele Nutzer oder komplexe Logik gefragt sind | Der Ablauf Standard ist und eine fertige Lösung ihn abdeckt |
Deckt ein Standardprodukt den Ablauf zu großen Teilen ab, ist Eigenentwicklung meist der falsche Weg. Dann zahlt man für etwas, das es schon gibt. Die Abwägung im Detail steht im Beitrag Individualsoftware oder SaaS, die Grenzen von Plattformlösungen unter Low Code: Wann es reicht.
Wie entsteht eine belastbare Kostenschätzung?
Eine Zahl, auf die man sich verlassen kann, entsteht in Schritten. Jeder Schritt macht die Unsicherheit kleiner:
- Ablauf beschreiben: Wer macht heute was, mit welchem Werkzeug, wo wird Papier oder Excel benutzt? Ohne diesen Ist-Stand schätzt man ins Blaue.
- Anforderungen als Liste schreiben: je Eintrag eine Funktion aus Sicht des Nutzers, etwa „Außendienst erfasst Auftrag offline“.
- Priorisieren: Muss, Soll, Kann. Alles außer Muss fliegt aus der ersten Version.
- Schnittstellen und Daten prüfen: Gibt es eine dokumentierte API? In welchem Zustand sind die Altdaten? Hier sitzen die größten Unbekannten.
- Je Funktion schätzen, mit Spanne: Eine Schätzung mit Unter- und Obergrenze zeigt, wo Unsicherheit steckt. Eine einzelne Zahl versteckt sie.
- Betrieb dazurechnen: Hosting, Updates, Support und Lizenzen von Fremddiensten über mehrere Jahre.
Bleibt nach der Prüfung von Schnittstellen und Daten zu viel offen, ist ein kleines MVP oder ein Proof of Concept günstiger als eine große Schätzung mit großem Puffer. Wie man den Umfang dafür schneidet, steht im Beitrag MVP entwickeln lassen: Kosten und Dauer.
Wo laufen die Kosten aus dem Ruder?
Budgets werden selten wegen schlechter Programmierung überschritten. Meist liegt es an Entscheidungen, die zu spät fallen:
- Anforderungen kommen nach Baubeginn dazu: Jede neue Regel kann gebaute Teile ändern, die schon getestet waren.
- Die Fachabteilung ist nicht verfügbar: Rückfragen bleiben liegen, Entwickler raten, später wird umgebaut.
- Die Schnittstelle ist anders als dokumentiert: Felder fehlen, Limits für Anfragen bremsen, Testzugänge kommen spät.
- Altdaten werden erst beim Livegang angesehen: Dubletten und kaputte Umlaute tauchen dann unter Zeitdruck auf.
- Keine Abnahmekriterien: Ohne schriftliche Kriterien ist „fertig“ Ansichtssache, und die Nacharbeit wird zum Streitpunkt.
- Quellcode und Zugänge bleiben beim Dienstleister: Ein Wechsel kostet dann eine Einarbeitung, die man bei sauberer Übergabe nicht bräuchte.
Softwareentwicklung im Westerwald: Agentur vor Ort oder deutschlandweit?
Wer nach einer Agentur für Softwareentwicklung im Westerwald sucht, will meist kurze Wege zu Workshops und Abnahmen vor Ort. An den Kostentreibern ändert die Lage nichts: Umfang, Schnittstellen, Daten und Betrieb bestimmen den Aufwand überall gleich. Nähe spart Anfahrt und macht es leichter, den Ist-Ablauf direkt im Betrieb aufzunehmen. Der Rest der Arbeit läuft ohnehin über Videocalls und gemeinsame Arbeitsstände.
DigifyNow sitzt in Unnau im Westerwald und arbeitet mit Schwerpunkt Westerwald, Koblenz und Siegerland, aber auch deutschlandweit. DigifyNow entwickelt individuelle Apps, Web-Apps und Software für kleine und mittlere Unternehmen. Am Anfang steht in der Regel ein MVP, das nach unserer Projektplanung je nach Umfang in vier bis acht Wochen entsteht, danach wird es zum laufenden System ausgebaut. Ein Beispiel aus unseren Projekten ist das individuelle Backoffice mit CRM für Mundo Marketing. Ein fester Preis oder Termin für ein bestimmtes Projekt ergibt sich erst aus Anforderungsliste und Schnittstellenprüfung. Einen Überblick gibt es unter Software- und Web-App-Entwicklung im Westerwald und in den Leistungen von DigifyNow.
Wann sich Unterstützung lohnt
Hilfe von außen lohnt sich, wenn Ihr Ablauf von gängiger Standardsoftware abweicht, mehrere Systeme verbunden werden müssen oder Altdaten in schlechtem Zustand übernommen werden sollen. Reicht ein fertiges Produkt aus, ist das meist der bessere Weg, und das sollte auch eine Beratung offen sagen. Bereiten Sie eine kurze Beschreibung des heutigen Ablaufs vor, eine Liste der beteiligten Systeme mit ihren Exportmöglichkeiten und eine erste Priorisierung der Funktionen. Mit diesen Unterlagen können Sie eine kostenlose, unverbindliche Einschätzung Ihres Vorhabens anfragen. Dort wird geprüft, welcher Weg passt und welche Punkte für die Schätzung noch offen sind.
Häufige Fragen
Warum unterscheiden sich Angebote für dieselbe Software so stark?
Meist haben die Anbieter nicht dasselbe verstanden. Einer kalkuliert nur den Kernablauf, der andere Rechte, Schnittstellen, Datenübernahme und Tests mit, ein dritter schlägt beim Festpreis einen Risikopuffer auf. Vergleichen lassen sich Angebote erst, wenn alle auf derselben Anforderungsliste beruhen und die Aufwände je Phase getrennt ausweisen.
Ist ein Festpreis bei Softwareentwicklung sicherer?
Ein Festpreis verlagert das Mengenrisiko auf den Auftragnehmer, aber nur für den Umfang, der schriftlich vereinbart ist. Alles, was in der Spezifikation fehlt, wird zum Nachtrag. Sicher ist ein Festpreis deshalb nur bei kleinem, stabilem Umfang. Bei offenen Anforderungen ist ein Festpreis je Phase, etwa für ein MVP, meist die ehrlichere Wahl.
Was kostet die Wartung einer Individualsoftware?
Eine feste Quote gibt es nicht. Die Wartungskosten hängen von der Zahl der Bibliotheken und Fremddienste ab, von der Zahl der Plattformen (Web, iOS, Android) und davon, wie oft sich angebundene Systeme ändern. Bei Apps kommen Anpassungen an neue Betriebssystemversionen und die Gebühren der App-Stores dazu.
Wem gehört der Quellcode nach der Entwicklung?
Das regelt der Vertrag, nicht die Bezahlung allein. Halten Sie schriftlich fest, dass Sie Quellcode, Dokumentation und alle Zugänge zu Hosting, Repository und Fremddiensten bekommen. Ohne diese Übergabe hängt jede spätere Änderung am ursprünglichen Dienstleister, und ein Wechsel kostet eine zusätzliche Einarbeitung.