Prozesse digitalisieren: Vorgehen und Beispiele
· DigifyNow
Prozesse digitalisieren heißt, einen Ablauf als Datenfluss neu aufzubauen: Wer erfasst welche Daten, wann, in welchem Feld und wer gibt sie frei? Zuerst nehmen Sie den Ist-Ablauf auf und markieren jeden Medienbruch, also jede Stelle, an der Daten von Papier, Excel oder E-Mail abgetippt werden. Danach ersetzen Sie Freitext durch Pflichtfelder, legen Status und Rollen in einem System fest und automatisieren erst dann.
Was bedeutet „Prozesse digitalisieren“ und was gehört nicht dazu?
Prozesse digitalisieren bedeutet, einen Arbeitsablauf so umzubauen, dass seine Daten von Anfang an strukturiert in einem System entstehen und nicht erst auf Papier, in einer Excel-Datei oder im Freitext einer E-Mail. Ein Formular, das als PDF gescannt und in einem Ordner abgelegt wird, ist kein digitaler Prozess, sondern ein digitales Bild eines Papierprozesses. Das Fachwort dafür ist Digitisierung: Das Dokument liegt elektronisch vor, die Information darin bleibt für jede Software aber unlesbar. Digitalisiert ist ein Ablauf erst, wenn drei Dinge zutreffen: Die Daten stehen in definierten Feldern (Datum, Kunde, Menge, Status), jeder Schritt hat eine verantwortliche Rolle, und der aktuelle Stand lässt sich jederzeit abfragen, ohne dass jemand herumtelefonieren muss. Automatisierung kommt danach. Erst wenn Daten sauber strukturiert vorliegen, kann ein System etwas mit ihnen anfangen, zum Beispiel eine Rechnung erzeugen oder eine Erinnerung verschicken. Wer diese Reihenfolge umdreht, automatisiert das Chaos. Bei DigifyNow sehen wir das in Projekten immer wieder: Die Anfrage lautet „automatisieren“, die eigentliche Arbeit steckt aber im Strukturieren der Daten davor.
Wie gehe ich vor, wenn ich Prozesse digitalisieren will?
Fangen Sie mit genau einem Ablauf an, der häufig vorkommt und an dem mehrere Personen beteiligt sind. Ein Prozess, der einmal im Quartal läuft, lohnt den Aufwand selten. So gehen wir bei DigifyNow in der Regel vor:
- Ist-Ablauf aufnehmen: Mit den Leuten sprechen, die die Arbeit tatsächlich machen, nicht nur mit der Führungsebene. Jeden Schritt notieren, mit Auslöser, beteiligter Person und Ergebnis.
- Medienbrüche markieren: Jede Stelle, an der jemand Daten abtippt, ausdruckt, fotografiert oder per E-Mail weiterleitet. Hier gehen Informationen verloren, und hier entstehen Tippfehler.
- Datenmodell festlegen: Welche Felder braucht der Vorgang wirklich? Was ist Pflicht, was optional, welche Werte sind erlaubt (Auswahlliste statt Freitext)?
- Status und Rollen definieren: zum Beispiel neu, in Prüfung, freigegeben, erledigt. Dazu: wer darf welchen Status setzen?
- Mit einer kleinen Gruppe testen: zwei bis vier Wochen echter Betrieb, parallel zum alten Weg, dann nachschärfen.
- Alten Weg abschalten: Solange Papier und System nebeneinander laufen, pflegt niemand das System vollständig.
Der letzte Schritt wird am häufigsten übersprungen. Genau dort scheitern viele Digitalisierungsprojekte, nicht an der Technik.
Prozesse digitalisieren: Welche Beispiele gibt es aus dem Mittelstand?
Gute Kandidaten haben drei Merkmale gemeinsam: Sie kommen oft vor, sie folgen festen Regeln, und heute werden dabei Daten mehrfach abgeschrieben. Typische Beispiele aus kleinen und mittleren Unternehmen:
- Aufmaß und Auftragsannahme im Handwerk: Statt Zettel im Auto füllt der Monteur ein Formular auf dem Tablet aus, mit Fotos und Pflichtfeldern. Das Büro sieht den Auftrag sofort, ohne ihn abzutippen.
- Eingangsrechnungen: Belege kommen in ein Postfach oder eine Erfassungsmaske, werden einem Kostenstellen-Verantwortlichen zugeordnet und mit Status freigegeben, statt als Papierstapel durchs Haus zu wandern.
- Urlaubs- und Abwesenheitsanträge: ein Antrag mit Zeitraum und Vertretung, eine Freigabe durch die Teamleitung, ein Kalender, den alle sehen.
- Prüf- und Wartungsprotokolle: Checklisten mit festen Prüfpunkten, Datum, Unterschrift und Foto, die pro Anlage abrufbar sind.
- Kundenanfragen und Vertrieb: Jede Anfrage landet als Datensatz in einem CRM mit Ansprechpartner, Status und nächster Aktion, statt in persönlichen Postfächern.
- Wareneingang: Lieferung per Barcode-Scan gegen die Bestellung prüfen, Abweichungen direkt als Feld erfassen.
Für Mundo Marketing hat DigifyNow ein individuelles Backoffice mit CRM gebaut, in dem Kundendaten und Abläufe an einer Stelle zusammenlaufen. Wie das konkret aussieht, zeigt die Referenz zum Backoffice für Mundo Marketing.
Welche Prozesse sollte man nicht digitalisieren, zumindest nicht zuerst?
Nicht jeder Ablauf wird besser, wenn man ihn in Software gießt. Ehrlich gesagt raten wir bei DigifyNow in Erstgesprächen regelmäßig davon ab, bestimmte Prozesse als Erstes anzufassen. Die häufigsten Fehlerquellen und ihre Ursachen:
- Seltene Abläufe: Was zweimal im Jahr passiert, verursacht mehr Pflege- als Nutzaufwand. Eine gute Checkliste reicht.
- Prozesse ohne feste Regeln: Wenn jeder Fall anders entschieden wird, entsteht ein Formular mit 40 optionalen Feldern, das keiner ausfüllt.
- Ungeklärte Zuständigkeiten: Software kann keine Rolle zuweisen, die im Unternehmen niemand hat. Der Streit wandert nur ins System.
- Kaputte Abläufe 1:1 übertragen: Wer drei Freigaben auf Papier braucht, braucht sie digital meist auch nicht. Vorher entrümpeln.
- Kein Verantwortlicher für die Daten: Ohne jemanden, der Stammdaten pflegt, veralten Kunden- und Artikellisten innerhalb von Monaten.
Ein Warnsignal ist auch, wenn die Hauptmotivation lautet „wir müssen digitaler werden“. Ohne einen konkreten Ablauf, der heute nachweisbar Zeit kostet oder Fehler produziert, fehlt der Maßstab, an dem sich das Projekt messen lässt.
Was gilt beim Digitalisieren von Belegen und Rechnungen?
Sobald ein Prozess steuerlich relevante Unterlagen berührt, gelten die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, festgelegt per BMF-Schreiben. Die Aufbewahrungsfristen stehen in § 147 AO: Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre (vorher zehn), empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Elektronisch eingegangene Belege müssen dabei grundsätzlich im Ursprungsformat aufbewahrt werden. Wer Papierbelege scannt und danach vernichten will (ersetzendes Scannen), braucht nach den GoBD eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wer wann wie scannt und prüft. Als technische Orientierung dient oft die BSI-Richtlinie TR-03138, bekannt als TR-RESISCAN. Für Rechnungen kommt seit dem 1. Januar 2025 hinzu, dass Unternehmen im Inland E-Rechnungen im strukturierten Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD, empfangen können müssen. Eine Software kann Felder für Belegdatum, Status und Archivpfad bereitstellen. Ob Ihr Ablauf die Anforderungen erfüllt, hängt aber davon ab, wie er im Alltag gelebt wird. Das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, nicht mit dem Softwarepartner.
Excel, Standardsoftware oder eigene Lösung: Womit digitalisiert man Prozesse?
Excel funktioniert, solange eine Person die Datei pflegt. Sobald mehrere gleichzeitig arbeiten, Versionen per E-Mail kursieren oder Rechte nötig sind (wer darf freigeben?), stößt eine Tabelle an Grenzen. Standardsoftware passt, wenn Ihr Prozess branchenüblich ist, etwa Lohnabrechnung oder Finanzbuchhaltung. Dort lohnt sich Eigenentwicklung praktisch nie. Eine eigene Lösung ergibt Sinn, wenn Ihr Ablauf das ist, was Sie von Wettbewerbern unterscheidet, oder wenn Sie heute drei Werkzeuge mit Copy-and-paste verbinden. Die Abwägung im Detail steht im Vergleich Individualsoftware vs. SaaS. DigifyNow baut solche Lösungen in der Regel als Web-App: ein Datenmodell mit Pflichtfeldern, ein Statusmodell mit Rollen, eine Oberfläche für Büro und mobile Nutzung sowie Schnittstellen zu vorhandenen Systemen wie Buchhaltung oder E-Mail. Ein erster nutzbarer Stand (MVP) entsteht typischerweise in 4 bis 8 Wochen. Was darüber entscheidet, ob sich das rechnet, beschreibt der Beitrag zu maßgeschneiderter Software für KMU. Und sobald die Daten sauber fließen, zeigt der Artikel Prozesse automatisieren im KMU, welche Schritte man danach an die Software abgibt.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Prozesse digitalisieren und automatisieren?
Digitalisieren heißt, dass die Daten eines Ablaufs strukturiert in einem System entstehen, mit Feldern, Status und Rollen. Automatisieren heißt, dass die Software auf Basis dieser Daten Schritte selbst ausführt, etwa eine E-Mail verschickt oder einen Beleg erzeugt. Automatisierung setzt Digitalisierung voraus, nicht umgekehrt.
Mit welchem Prozess sollte ein KMU anfangen?
Mit einem Ablauf, der mindestens wöchentlich vorkommt, an dem mindestens zwei Personen beteiligt sind und bei dem heute Daten abgetippt werden. Typische Kandidaten sind Auftragsannahme, Eingangsrechnungen oder Abwesenheitsanträge. Seltene Sonderfälle eignen sich nicht für den Einstieg.
Wie lange muss ich digitalisierte Belege aufbewahren?
Nach § 147 AO gelten für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre und für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Elektronisch empfangene Belege sind grundsätzlich im Ursprungsformat aufzubewahren. Die Einzelheiten für Ihr Unternehmen klärt Ihre Steuerberatung.
Reicht es, Papierdokumente einzuscannen?
Für die Ablage ja, für einen digitalen Prozess nein. Ein Scan ist ein Bild, aus dem Software ohne zusätzliche Texterkennung keine Felder auslesen kann. Wer Originale danach vernichten will, braucht nach den GoBD außerdem eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen.