Digitalisierung im Unternehmen: Beispiele
· DigifyNow
Digitalisierung im Unternehmen bedeutet: Ein Ablauf, der heute über Papier, Telefon oder abgetippte Listen läuft, wird zu einem digitalen Datensatz mit Pflichtfeldern und Status. Systeme geben ihn über Schnittstellen weiter, statt dass jemand ihn abtippt. Beispiele sind der Rechnungseingang als XRechnung, Aufträge im CRM statt im Postfach und Serviceanfragen über ein Formular, das ein Ticket anlegt. Die digitale Transformation geht weiter und verändert, womit ein Unternehmen Geld verdient. Fangen Sie bei dem Ablauf mit den meisten Medienbrüchen an.
Digitalisierung oder digitale Transformation: Was ist der Unterschied?
Digitalisierung bedeutet, dass ein bestehender Ablauf mit digitalen Mitteln läuft. Der Ablauf selbst bleibt gleich. Ein Urlaubsantrag wird nicht mehr auf Papier unterschrieben, sondern in einem System gestellt. Die Führungskraft gibt ihn dort frei und der Resturlaub wird automatisch angepasst. Das Ergebnis ist dasselbe wie vorher: ein genehmigter Urlaub. Es gibt aber keinen Zettel mehr, der verloren geht, und keine Excel-Liste, die jemand von Hand nachträgt.
Bei der digitalen Transformation ändert sich dagegen das Geschäft. Ein Beispiel: Ein Maschinenbauer verkauft nicht mehr nur Maschinen. Er bietet zusätzlich ein Kundenportal an, in dem Kunden Störungen melden, Ersatzteile bestellen und Wartungstermine buchen. Damit verdient er Geld mit Service, den er vorher nur nebenbei erledigt hat. Ohne Digitalisierung geht das nicht, denn das Portal braucht saubere Stammdaten zu Maschinen, Kunden und Teilen. Umgekehrt führt Digitalisierung nicht von selbst zu einer Transformation.
Für Entscheider im Mittelstand heißt das: Erst wenn die einzelnen Abläufe digital und verlässlich laufen, kann man auf dieser Grundlage neue Angebote bauen. Wer mit einem neuen Geschäftsmodell anfängt, während die Auftragsdaten noch in drei Postfächern liegen, baut auf Daten, auf die er sich nicht verlassen kann.
Beispiele für Digitalisierung im Unternehmen nach Bereich
Die folgenden Beispiele haben alle denselben Aufbau. Es gibt einen Auslöser, einen Datensatz mit festen Feldern, einen Status und eine Übergabe an das nächste System. Die letzte Spalte zeigt, woran das Beispiel in der Praxis häufig scheitert.
| Bereich | Vorher (analog) | Nachher (digital) | Woran es scheitert |
|---|---|---|---|
| Rechnungseingang | PDF oder Papier wird abgetippt | XRechnung oder ZUGFeRD wird als strukturierte Datei eingelesen, Freigabe im System | Lieferanten schicken weiter reine PDFs; ohne festgelegte Freigaberegel bleibt die Rechnung liegen |
| Vertrieb | Anfragen im persönlichen Postfach, Notizen auf Papier | Jede Anfrage wird ein Vorgang im CRM mit Status und Wiedervorlage | Das Team pflegt parallel weiter seine eigenen Listen |
| Angebot und Auftrag | Angebot in Word, Auftrag wird in die Warenwirtschaft abgetippt | Das angenommene Angebot erzeugt über eine Schnittstelle den Auftrag | Artikelnummern und Preise sind in den beiden Systemen nicht gleich gepflegt |
| Service | Anrufe, Zettel, Rückruf wird vergessen | Formular oder E-Mail legt ein Ticket mit Zuständigkeit an | Pflichtfelder fehlen, deshalb muss jedes Ticket erst nachgefragt werden |
| Personal | Urlaubsantrag auf Papier, Liste in Excel | Antrag im System, Freigabe durch die Führungskraft, Resturlaub wird automatisch berechnet | Es ist keine Vertretung hinterlegt, deshalb bleibt die Freigabe im Urlaub liegen |
| Außendienst und Montage | Arbeitsbericht auf Papier, später abgetippt | Bericht in einer App mit Fotos und Unterschrift, Daten fließen in die Abrechnung | Auf der Baustelle gibt es kein Netz, und die App kann nicht offline arbeiten |
| Gastronomie und Handel | Gedruckte Karte, Preisänderung heißt neu drucken | Digitale Karte per QR-Code, Änderung an einer Stelle | Gäste ohne Smartphone brauchen weiter eine gedruckte Karte |
Wie man einen solchen Ablauf Schritt für Schritt aufnimmt, Medienbrüche findet und Pflichtfelder festlegt, steht im Beitrag Prozesse digitalisieren mit Vorgehen und Beispielen. Für den Vertrieb lohnt sich vorher ein Blick darauf, was ein CRM als Datenkern leistet.
Welche Phasen hat die digitale Transformation?
Für die oft gesuchten „fünf Phasen“ gibt es keine Norm. Verschiedene Modelle teilen die Phasen unterschiedlich ein. Für kleine und mittlere Unternehmen hat sich in der Praxis diese Reihenfolge bewährt:
- Bestandsaufnahme: Welche Abläufe gibt es, wer erledigt sie und wo wird etwas abgetippt, ausgedruckt oder per Telefon nachgefragt? Am Ende steht eine Liste der Medienbrüche.
- Abläufe digitalisieren: Einen Ablauf nach dem anderen auf feste Datensätze mit Pflichtfeldern und Status umstellen. Man beginnt mit dem Ablauf, der am häufigsten vorkommt und die meisten Rückfragen erzeugt.
- Systeme verbinden: Schnittstellen zwischen CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Shop einrichten, damit keine Daten mehr doppelt eingegeben werden.
- Automatisieren und KI einsetzen: Wiederkehrende Entscheidungen nach Regeln ablaufen lassen. Für Texte, Zusammenfassungen und das Einordnen von Anfragen kommt KI dazu, immer mit einem Prüfschritt durch einen Menschen.
- Geschäftsmodell erweitern: Auf den verlässlichen Daten neue Angebote aufbauen, zum Beispiel ein Kundenportal, einen Wartungsvertrag oder einen Online-Shop.
Häufig wird die zweite Phase übersprungen, weil die vierte spannender wirkt. Eine Automatisierung auf unvollständigen Daten liefert dann falsche Ergebnisse, und zwar schneller als vorher.
Beispiele für KI-Agenten im Unternehmen
Ein KI-Agent ist ein Sprachmodell, das selbst Werkzeuge aufrufen darf, zum Beispiel ein CRM durchsuchen, einen Entwurf anlegen oder einen Termin eintragen. Er arbeitet mehrere Schritte nacheinander ab, statt nur eine Antwort zu geben. Für solche Anbindungen gibt es inzwischen einen offenen Standard, das Model Context Protocol. Drei typische Beispiele:
- Vertrieb: Der Agent liest eine eingehende Anfrage, sucht den Kunden im CRM und schreibt einen Antwortentwurf mit der Historie. Senden darf er nicht, das macht ein Mensch nach dem Lesen.
- Buchhaltung: Der Agent ordnet eingehende Rechnungen der passenden Bestellung zu und markiert Abweichungen bei Menge oder Preis. Die Zahlung gibt weiterhin ein Mensch frei.
- Service: Der Agent beantwortet Standardfragen anhand freigegebener Dokumente und gibt alles andere mit einer Zusammenfassung an einen Mitarbeiter weiter.
Solche Agenten scheitern meist an zu vielen Rechten. Darf ein Agent ohne Freigabe senden, buchen oder löschen, wirkt sich jeder Fehler des Modells direkt aus. Wer KI-Systeme im Betrieb nutzt, muss außerdem nach Art. 4 der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeiter fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau verlangt die Verordnung in der geänderten Fassung nicht (Stand nach Verordnung (EU) 2026/1744, geprüft am 12.10.2026). Weitere Beispiele mit Freigabestufen stehen in KI-Agenten Beispiele für den Mittelstand.
Welche Digitalisierungsthemen sind gerade aktuell?
Im Mittelstand stehen derzeit vier Themen oben auf der Liste. Erstens die strukturierte E-Rechnung in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Sie lässt sich nur dann automatisch verarbeiten, wenn die Buchhaltung die Datei selbst einliest und nicht nur das angehängte Bild. Zweitens KI-Assistenten mit Zugriff auf eigene Dokumente, bei denen die Rechte und das Löschen von Daten geklärt sein müssen. Drittens Schnittstellen zwischen Programmen, die bisher getrennt laufen. Die Werkzeuge dafür reichen von fertigen Konnektoren bis zu selbst betriebenen Lösungen wie n8n, dessen Dokumentation auch den Betrieb auf eigenen Servern beschreibt.
Viertens die Kennzeichnung von KI-Inhalten. Art. 50 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. August 2026. Für Anbieter von Systemen, die synthetische Inhalte erzeugen und vor diesem Datum in Verkehr gebracht wurden, nennt die Verordnung den 2. Dezember 2026 als Frist für die Pflichten nach Abs. 2 (Stand nach Verordnung (EU) 2026/1744). Ob ein Unternehmen davon betroffen ist, hängt von seiner Rolle als Anbieter oder Betreiber ab und muss im Einzelfall geprüft werden. Im Einzelhandel kommen eigene Themen wie Kasse und Bestandsabgleich hinzu, beschrieben unter Digitalisierung im Einzelhandel.
Wann Digitalisierung nicht funktioniert
- Ein schlechter Ablauf wird einfach digital nachgebaut: Fünf Freigaben auf Papier bleiben auch im System fünf Freigaben, sie fallen dort nur weniger auf.
- Ein Ablauf kommt selten vor: Was einmal im Quartal passiert, ist mit einer guten Vorlage oft besser gelöst als mit einer eigenen Software.
- Es gibt keinen Verantwortlichen: Hat niemand im Betrieb ein neues System übernommen, nutzen die Mitarbeiter nach wenigen Wochen wieder die alte Liste.
- Alles soll auf einmal umgestellt werden: Wer CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltung gleichzeitig wechselt, findet bei Fehlern kaum heraus, welches System die Ursache ist.
- Die Daten werden nicht bereinigt: Doppelte Kunden und alte Artikelnummern landen bei einer Migration ungeprüft im neuen System.
Digitalisierung in Koblenz und im Westerwald: So arbeitet DigifyNow
DigifyNow aus Unnau im Westerwald unterstützt kleine und mittlere Unternehmen in Koblenz, im Westerwald und im Siegerland, arbeitet aber auch deutschlandweit. Am Anfang steht eine Einschätzung, welcher Ablauf zuerst umgestellt werden sollte. Danach kommt entweder eine Standardlösung zum Einsatz, oder DigifyNow entwickelt eine eigene App, Web-App oder Software. Ein erstes MVP planen wir in der Regel mit vier bis acht Wochen. Wie lange ein konkretes Projekt dauert, hängt vom Umfang ab. Dazu gehören die Einführung von KI-Assistenten und Schulungen für die Mitarbeiter. Was in der Region angeboten wird, steht unter Digitalisierung in Koblenz, die Herangehensweise unter Digitalisierungsberatung und das gesamte Angebot unter Leistungen von DigifyNow.
Für die Gastronomie gibt es Tablify, ein Produkt von DigifyNow. Damit lassen sich digitale Speisekarten, Gutscheine und Auswertungen über einen QR-Code am Tisch bereitstellen. Preise und Gerichte werden an einer Stelle geändert, statt die Karte neu zu drucken.
Wann sich Unterstützung lohnt
Hilfe von außen lohnt sich, wenn mehrere Systeme miteinander verbunden werden müssen, wenn Daten aus einem Altsystem übernommen werden oder wenn keine Standardsoftware zum Ablauf passt. Bei einem einzelnen Ablauf, den ein fertiges Programm abdeckt, reicht oft die Einrichtung im eigenen Haus. Bereiten Sie für ein Gespräch drei Dinge vor: eine kurze Beschreibung des Ablaufs mit allen Beteiligten, eine Liste der Programme, die Sie heute nutzen, und ein Beispiel für einen Fall, der heute schiefläuft. Damit können Sie eine kostenlose Einschätzung Ihres Vorhabens anfragen. Dabei bewerten wir Machbarkeit und Kostentreiber. Ein Angebot für ein konkretes Projekt ist das noch nicht.
Häufige Fragen
Was bedeutet Digitalisierung im Alltag?
Im Alltag bedeutet Digitalisierung, dass Dinge, die früher auf Papier oder am Schalter erledigt wurden, digital laufen: Online-Banking statt Überweisungsträger, Arzttermin über ein Buchungsportal statt per Telefon, Fahrkarte als QR-Code in der App. Im Unternehmen funktioniert das genauso. Ein Vorgang wird zu einem Datensatz, den mehrere Personen und Systeme ohne erneutes Abtippen weiterbearbeiten.
Was ist die digitale Transformation in Unternehmen?
Digitale Transformation ist der Umbau des Geschäfts selbst, nicht nur einzelner Abläufe. Bei der Digitalisierung wird zum Beispiel der Papierantrag zum Online-Formular. Bei der Transformation entsteht etwas Neues, etwa ein Kundenportal mit Wartungsvertrag oder ein Online-Shop neben dem Ladengeschäft. Voraussetzung sind verlässliche digitale Stammdaten zu Kunden, Produkten und Aufträgen.
Was kostet Digitalisierung im Unternehmen?
Einen Pauschalbetrag gibt es nicht. Die Kosten hängen von vier Dingen ab: dem Umfang, also wie viele Abläufe und Rollen betroffen sind; den Schnittstellen zu vorhandenen Programmen; den Daten, also wie viel bereinigt und übernommen werden muss; und dem Betrieb mit Lizenzen, Hosting und Wartung. Eine belastbare Zahl entsteht erst, wenn der Ablauf beschrieben und der Umfang abgegrenzt ist.
Womit sollte ein kleines Unternehmen bei der Digitalisierung anfangen?
Fangen Sie mit dem Ablauf an, der am häufigsten vorkommt und die meisten Medienbrüche hat, also Stellen, an denen etwas abgetippt, ausgedruckt oder telefonisch nachgefragt wird. Bei vielen Betrieben ist das der Weg von der Anfrage zum Auftrag oder der Rechnungseingang. Ein Ablauf, der einmal im Quartal vorkommt, sollte dagegen nicht der erste sein.