Digitalisierungsberatung für den Mittelstand: erst die Abläufe, dann die Werkzeuge
Digitale Transformation heißt für einen mittelständischen Betrieb selten „alles neu“. Meist geht es um drei bis fünf Abläufe, die heute auf Papier, in Tabellen oder in einzelnen Köpfen hängen: Angebote, Auftragsannahme, Einsatzplanung, Rechnungen, Kundendaten. Unsere Digitalisierungsberatung nimmt diese Abläufe auf, ordnet sie nach Aufwand und Nutzen und sagt für jeden, ob ein vorhandenes Programm genügt, ein Standardwerkzeug passt oder eigene Software nötig ist. Am Ende steht ein Fahrplan, den Sie mit uns oder mit einem anderen Anbieter umsetzen können.
Wer berät
Die DigifyNow GmbH hat ihren Sitz am Grenzweg 9a in 57648 Unnau im Westerwald. Beraten wird bei uns von denselben Menschen, die Software und Web-Apps entwickeln. Eine Empfehlung muss deshalb nicht nur auf dem Papier stimmen, sondern auch gebaut werden können. Die meisten Termine laufen per Video; im Westerwald, in Koblenz und im Siegerland kommen wir auch in den Betrieb, um einen Ablauf vor Ort anzusehen.
Was eine Digitalisierungsberatung leistet – und was nicht
Eine Digitalisierungsberatung beantwortet drei Fragen: Welche Abläufe kosten heute am meisten Zeit oder Fehler? Welche davon lassen sich mit vertretbarem Aufwand digital abbilden? Und in welcher Reihenfolge geht man vor, ohne den laufenden Betrieb zu stören? Sie ist kein Verkaufsgespräch für ein bestimmtes Programm. Wo eine Funktion Ihrer vorhandenen Software das Problem schon löst, sagen wir das, auch wenn danach kein Auftrag folgt.
Was sie nicht leistet: Steuer-, Rechts- oder Förderberatung. Ob ein Vorhaben gefördert werden kann oder ein Ablauf rechtlichen Vorgaben genügt, klären Sie mit den dafür zuständigen Stellen; wir liefern die technische Beschreibung, die dafür gebraucht wird.
Schritt eins: den Ist-Stand der Abläufe aufnehmen
Bevor über Werkzeuge gesprochen wird, schreiben wir auf, wie ein Ablauf heute tatsächlich läuft: wer etwas anstößt, welche Informationen wo eingetragen werden, wo Daten doppelt erfasst werden und wo jemand warten muss. Wie eine solche Aufnahme aussieht und welche Fragen man dabei stellt, beschreibt der Beitrag Prozessanalyse: Definition, Vorlage und Beispiel. Für den Überblick über alle Abläufe eines Betriebs eignet sich eine Prozesslandkarte, deren Aufbau der Beitrag Prozesslandkarte erstellen zeigt.
Diese Aufnahme ist oft der wertvollste Teil der Beratung. Viele Betriebe stellen dabei fest, dass ein Ablauf nicht an fehlender Software scheitert, sondern daran, dass niemand festgelegt hat, wer ihn verantwortet.
Schritt zwei: Standardwerkzeug, eigene Software oder KI?
Für jeden aufgenommenen Ablauf gibt es grob drei Wege:
- Ein vorhandenes oder fertiges Werkzeug: Wenn der Ablauf in vielen Betrieben gleich aussieht, etwa Zeiterfassung oder Terminbuchung, ist eine fertige Lösung fast immer die günstigere. Welche Systeme wir selbst nutzen und empfehlen, steht auf der Seite System-Empfehlungen; dort ist auch gekennzeichnet, wo wir Partner eines Anbieters sind.
- Eigene Software: Wenn der Ablauf das ist, was Ihren Betrieb von anderen unterscheidet, oder wenn mehrere Programme zusammenarbeiten müssen, die das von sich aus nicht tun. Wann sich das gegen ein Abo rechnet, zeigt der Beitrag Individualsoftware oder SaaS: was lohnt sich?; wo Baukästen ohne Programmierung an Grenzen stoßen, der Beitrag Low-Code im Mittelstand.
- KI für die Vorarbeit: Wenn ein Ablauf viel Text in eigenen Worten enthält, etwa Anfragen per E-Mail. Dafür gibt es die KI-Beratung für Unternehmen und, wenn der Ablauf geklärt ist, die KI-Automatisierung.
Schritt drei: ein Fahrplan, der den Betrieb nicht lahmlegt
Der Fahrplan ordnet die Abläufe nach Nutzen und Aufwand und legt für jeden fest, woran man merkt, dass die Umstellung gelungen ist – zum Beispiel daran, dass Angebote nicht mehr in drei Programmen gesucht werden. Er beginnt mit einem kleinen, gut abgegrenzten Ablauf, der schnell zeigt, ob der Weg trägt. Wie man einen solchen Versuch aufsetzt und woran man ihn misst, beschreibt der Beitrag Proof of Concept: Ablauf, Kriterien, Grenzen.
Zwei Punkte gehören in jeden Fahrplan, weil sie sonst am Ende fehlen: die Übernahme der alten Daten, für die der Beitrag Datenmigration: Strategien und Checkliste die Wege vergleicht, und die Einweisung der Menschen, die mit dem neuen Ablauf arbeiten. Ein Beispiel vom Papier zum digitalen Ablauf zeigt der Beitrag Prozesse digitalisieren: Vorgehen und Beispiele.
So läuft eine Digitalisierungsberatung bei DigifyNow ab
- 1
Kostenlose Einschätzung
Sie beschreiben, wo es im Betrieb hakt. Wir sagen, ob eine Beratung sinnvoll ist oder ob ein einzelner Hinweis schon genügt.
- 2
Abläufe aufnehmen
Gemeinsam mit den Menschen, die die Arbeit machen, schreiben wir die wichtigsten Abläufe auf, wie sie heute wirklich laufen.
- 3
Wege bewerten
Je Ablauf: vorhandenes Programm, fertiges Werkzeug, eigene Software oder KI – mit Begründung und dem, was dagegen spricht.
- 4
Fahrplan übergeben
Sie bekommen eine Reihenfolge mit Prüfpunkten, die Sie mit uns, allein oder mit einem anderen Anbieter umsetzen können.
- 5
Umsetzung auf Wunsch
Setzen wir um, bauen dieselben Menschen, die beraten haben. Software und Web-Apps beschreibt die Seite individuelle Softwareentwicklung.
Digitalisierungsberatung, KI-Beratung oder Digitalberatung im Westerwald?
Sie wollen wissen, wo Ihr Betrieb digital anfangen sollte
Dann ist diese Seite der richtige Einstieg: Abläufe aufnehmen, Wege bewerten, Fahrplan.
Die Frage ist schon, wo KI helfen kann
Dann ist die KI-Beratung und -Einführung passender, die Werkzeugwahl, Einführung und Schulung des Teams für KI beschreibt.
Ihr Betrieb sitzt im Westerwald
Was wir für Betriebe in der Region vor Ort anbieten, steht auf der Seite Digitalberatung im Westerwald.
Häufige Fragen zur Digitalisierungsberatung
Was macht eine Digitalisierungsberatung?
Was kostet eine Digitalisierungsberatung?
Lohnt sich Digitalisierung auch für kleine Unternehmen?
Ist eine Digitalisierungsberatung dasselbe wie eine Prozessoptimierung?
Beiträge zum Thema Digitalisierung im Mittelstand
- Digitalisierung im Einzelhandel: Wege, Grenzen: in welcher Reihenfolge ein Ladengeschäft digitalisiert, welche Software es dafür braucht und woran solche Projekte im Handel scheitern. Gehört ein eigener Shop dazu, beschreibt die Seite Onlineshop erstellen lassen, wie wir ihn umsetzen.
- KI im Mittelstand: Beispiele, Grenzen, Einstieg: wo sich KI in einem mittelständischen Betrieb lohnt und wo nicht, welche Daten ein KI-Projekt braucht und wie ein erster Pilot aussieht.
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