CRM-System entwickeln lassen: ein CRM, das so arbeitet wie Ihr Vertrieb
Ein CRM-System entwickeln zu lassen heißt: Kontakte, Firmen, Vorgänge und Phasen entstehen so, wie Ihr Betrieb tatsächlich verkauft, statt dass sich Ihr Team einem fertigen Produkt anpasst. DigifyNow entwickelt solche CRM-Systeme als Web-App für kleine und mittlere Unternehmen und bindet sie an das an, was Sie schon nutzen – E-Mail, Kalender, Buchhaltung oder ein vorhandenes Backoffice. Hier steht, was dazugehört, wie ein Projekt abläuft, wann ein Standard-CRM die bessere Wahl ist und was Sie vorher klären sollten.
Wer Ihr CRM entwickelt
Die DigifyNow GmbH sitzt am Grenzweg 9a in 57648 Unnau im Westerwald und arbeitet deutschlandweit. Das Team, mit dem Sie im Erstgespräch sprechen, plant und programmiert Ihr System auch; Abstimmungen laufen meist per Video, Betriebe im Westerwald, in Koblenz und im Siegerland besuchen wir für Workshops vor Ort. Ein CRM haben wir zum Beispiel für die Advertorial-Agentur Mundo Marketing gebaut, als Folgeauftrag nach deren Backoffice-System.
Was zu einem individuell entwickelten CRM gehört
Jedes CRM ruht auf wenigen Bausteinen. Neu entwickelt wird nicht das Prinzip, sondern der Zuschnitt: welche Felder, welche Phasen, wer was sehen darf und mit welchen Programmen das System Daten austauscht. Bei uns gehören in der Regel dazu:
- Datenmodell: Kontakte, Firmen, Vorgänge und Aktivitäten mit den Feldern, die Ihr Vertrieb wirklich pflegt – und nicht mehr.
- Pipeline: Ihre eigenen Phasen von der ersten Anfrage bis zum Abschluss, mit Pflichtangaben, ohne die ein Vorgang nicht weiterrückt, und einem Grund, wenn er verloren geht.
- Aufgaben und Wiedervorlagen: Jeder offene Vorgang hat einen Zuständigen und ein Datum, damit Nachfassen nicht vom Gedächtnis einzelner abhängt.
- E-Mail aus dem System: Nachrichten an Interessenten werden im CRM geschrieben und am Vorgang abgelegt, ohne Wechsel ins Postfach.
- Rollen und Rechte: Vertrieb, Innendienst und Geschäftsführung sehen, was sie für ihre Arbeit brauchen.
- Anbindungen: an Website-Formulare, Kalender, Buchhaltung oder ein vorhandenes Backoffice, damit Daten nicht zweimal gepflegt werden.
- Datenübernahme: Kontakte aus Excel-Listen oder dem bisherigen System, vorher bereinigt und auf Dubletten geprüft.
Was ein CRM im Kern verwaltet und wie eine einzelne Anfrage darin durchläuft, erklärt unser Beitrag Was ist CRM? Definition, System und Beispiel.
Standard-CRM oder individuelles CRM?
Die ehrliche Antwort zuerst: Für ein kleines Vertriebsteam mit einem üblichen Ablauf aus Anfrage, Angebot und Auftrag ist ein gemietetes Standard-CRM meist günstiger und schneller startklar, und dann raten wir dazu. Ein eigenes System lohnt sich erst, wenn der Standard Ihren Ablauf nur mit vielen Zusatzmodulen, Umwegen oder doppelter Pflege abbildet.
| Frage | Standard-CRM (Abo) | Individuelles CRM |
|---|---|---|
| Start | nach Einrichtung sofort nutzbar | erster Ausbauschritt meist nach vier bis acht Wochen |
| Laufende Kosten | Gebühr je Nutzer und Monat, oft dazu Zusatzmodule | einmalige Entwicklung, danach Betrieb und Wartung |
| Ablauf | Ihr Team passt sich den Phasen und Feldern des Produkts an | Phasen, Felder und Rechte folgen Ihrem Ablauf |
| Anbindungen | was der Anbieter vorsieht | an Ihre vorhandenen Programme, auch an ein eigenes Backoffice |
| Passt, wenn … | wenige Nutzer, branchenüblicher Vertrieb | gewachsene Eigenheiten, enge Verzahnung mit anderen Abläufen |
Wie sich die Entscheidung an einem durchgerechneten Beispiel treffen lässt, zeigt der Beitrag Individualsoftware oder SaaS: wann sich eigene Entwicklung lohnt.
Beispiel: das Vertriebs-CRM für Mundo Marketing
Mundo Marketing, eine Agentur für Advertorials, hat bei uns zuerst ein Backoffice für die Bearbeitung ihrer Aufträge entwickeln lassen und direkt im Anschluss ein CRM für den Vertrieb. Das CRM hängt am selben Backend wie das Backoffice, die Daten liegen also in einem System. Vertriebs-E-Mails werden darin geschrieben und verschickt, jede Aktion und jeder Statuswechsel eines Leads ist dokumentiert, und der Vertrieb sieht seine Vorgänge als Pipeline vom ersten Kontakt bis zum Abschluss.
Daran zeigt sich, wann ein eigenes CRM besonders viel bringt: wenn es nicht allein steht, sondern Teil eines Systems ist, in dem schon die übrige Arbeit läuft. Die ganze Fallstudie steht unter Backoffice und Vertriebs-CRM für Mundo Marketing.
Was Sie vor dem ersten Gespräch klären sollten
Fünf Punkte machen jede Einschätzung genauer, bei uns und bei jedem anderen Anbieter:
- Der Auslöser: Was läuft heute schief – vergessene Rückrufe, doppelte Adresslisten, Angebote ohne Nachfassen?
- Die Phasen: In welchen Schritten wird bei Ihnen aus einer Anfrage ein Auftrag? Ein Satz je Schritt genügt.
- Die Nutzer: Wie viele Personen arbeiten täglich damit, in welchen Rollen, im Büro oder unterwegs?
- Die Programme: Welche Systeme muss das CRM von Anfang an kennen, und welche können warten?
- Die Zuständigkeit: Wer entscheidet bei Ihnen über Felder und Phasen, wenn Fragen aufkommen?
Wer die Schritte vorher sauber aufschreiben will, findet eine Vorlage im Beitrag Prozessanalyse: Definition, Vorlage, Beispiel.
Was kostet es, ein CRM-System entwickeln zu lassen?
Den Preis bestimmen weniger die Bildschirme als der Zuschnitt: die Zahl der Objekte und Phasen, das Rollenkonzept, jede Anbindung an ein anderes Programm, der Zustand der Altdaten und der laufende Betrieb. Einen Pauschalpreis nennen wir deshalb nicht; nach der kostenlosen Einschätzung bekommen Sie ein Angebot für den Umfang, den Sie wirklich brauchen.
Welche Größenordnungen für ein schlankes Vertriebs-CRM und für ein Backoffice-CRM üblich sind und wann sich ein eigenes System gegen die Abogebühren eines Standard-CRM rechnet, steht in unserem Beitrag CRM-System entwickeln lassen: Kosten, Nutzen, Break-even.
So entsteht Ihr CRM
- 1
Einschätzung
Kostenlos und unverbindlich: Sie schildern Ablauf, Team und vorhandene Programme. Wir sagen offen, ob ein eigenes CRM sinnvoll ist oder ein Standardprodukt genügt.
- 2
Ablauf aufnehmen
Gemeinsam legen wir Phasen, Felder, Rollen und die Anbindungen der ersten Version fest. Alles andere kommt bewusst später.
- 3
Erster Ausbauschritt
Wir bauen zuerst den Teil, der heute am meisten Zeit kostet, meist die Strecke von der Anfrage zum Angebot. Er ist bei uns üblicherweise nach vier bis acht Wochen produktiv nutzbar; Sie sehen den Stand jede Woche.
- 4
Datenübernahme und Umstieg
Kontakte und Vorgänge werden bereinigt übernommen. Löst das CRM ein bestehendes System ab, laufen beide einige Wochen nebeneinander: Das neue führt, das alte bleibt lesbar.
- 5
Betrieb und nächste Bausteine
Nach dem Start übernehmen wir Betrieb und Weiterentwicklung oder übergeben das System an Ihr Team. Über jeden weiteren Baustein entscheiden Sie, wenn der erste im Alltag läuft.
CRM-Entwicklung oder ein anderer Weg?
Nicht jedes Vorhaben mit Kundendaten braucht ein eigenes CRM. Diese Fälle ordnen wir anders ein.
Sie wissen noch nicht, welcher Ablauf zuerst digital werden soll
Dann steht vor dem CRM eine Bestandsaufnahme Ihrer Abläufe. Wie wir dabei vorgehen, beschreibt die Digitalisierungsberatung für den Mittelstand.
Es geht um mehr als den Vertrieb
Sollen auch Aufträge, Projekte oder Dokumente in dasselbe System, ist das CRM ein Teil eines größeren Programms. Wie wir solche Systeme bauen, steht auf der Seite maßgeschneiderte Software für den Mittelstand.
Sie suchen einen Entwickler in Ihrer Nähe
Für Betriebe im Westerwald, in Koblenz und im Siegerland kommen wir zu Workshops in den Betrieb. Wie wir Web-Apps und interne Werkzeuge in der Region umsetzen, beschreibt die Web-App-Entwicklung im Westerwald.
Es fehlen vor allem neue Anfragen
Ein CRM ordnet Anfragen, es erzeugt keine. Wenn es daran hapert, setzen wir zuerst bei Website und Werbung an, etwa mit einer Seite, die Anfragen bringt: Website erstellen lassen.
Häufige Fragen zur CRM-Entwicklung
Kann man ein CRM-System individuell entwickeln lassen?
Was kostet es, ein CRM entwickeln zu lassen?
Wie lange dauert es, bis ein eigenes CRM nutzbar ist?
Lohnt sich ein individuelles CRM für ein kleines Unternehmen?
Können wir unsere Kundendaten aus Excel oder dem alten System übernehmen?
Beiträge zum Thema: CRM planen und einführen
- Was ist CRM? Definition, System und Beispiel: die Bausteine eines CRM-Systems und eine Beispiel-Pipeline für einen Handwerksbetrieb.
- CRM-System entwickeln lassen: die Kosten: Kostentreiber, Größenordnungen und die Rechnung gegen ein Standard-CRM.
- Datenmigration: Strategien und Checkliste: wie Daten aus einem alten System geordnet in ein neues kommen.
- MVP entwickeln lassen: Kosten und Dauer: warum eine erste nutzbare Version vor dem vollen Funktionsumfang steht.
- Prozesslandkarte erstellen: wie Sie Ihre Abläufe auf einer Seite sichtbar machen, bevor Software sie abbildet.
Ihr CRM-Vorhaben einschätzen lassen
Beschreiben Sie uns über die Kontaktseite Ihren Vertriebsablauf und die Programme, die Sie heute nutzen. Wir sagen Ihnen kostenlos und unverbindlich, ob sich ein eigenes CRM lohnt oder ein Standardprodukt besser passt.
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