Digitalisierung im Mittelstand: Wo anfangen?
· DigifyNow
Im Mittelstand funktioniert Digitalisierung, wenn Sie nicht mit einer Software anfangen, sondern mit dem einen Ablauf, der heute die meiste Zeit, die meisten Rückfragen oder die meisten Fehler kostet. Dort erfassen Sie Daten nur noch einmal, Brüche zwischen Papier, Excel und E-Mail fallen weg, und die Systeme werden über Schnittstellen verbunden. Erst danach wählen Sie das Werkzeug: Standardsoftware für branchenübliche Abläufe, Low Code für einfache Formulare und eine Eigenentwicklung nur dort, wo Ihr Ablauf Sie vom Wettbewerb unterscheidet.
Was bedeutet Digitalisierung im Mittelstand konkret?
Digitalisierung im Mittelstand hat drei Ebenen, die oft in einen Topf geworfen werden. Auf der ersten Ebene werden Informationen digital erfasst: Der Auftrag kommt nicht mehr als Fax, sondern als Datensatz. Auf der zweiten Ebene werden Abläufe verbunden. Derselbe Datensatz wandert dann ohne erneutes Abtippen vom Angebot über den Auftrag und den Lieferschein bis zur Rechnung. Auf der dritten Ebene ändert sich das Angebot selbst, etwa durch ein Kundenportal oder einen digitalen Service. Die meisten Betriebe sind auf der ersten Ebene schon weit gekommen und stecken auf der zweiten fest. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt der Artikel mit Beispielen zur Digitalisierung im Unternehmen aus Vertrieb, Buchhaltung und Service.
Woran Sie das Problem erkennen: an einem Medienbruch. Jemand liest eine Information aus einem System ab und tippt sie in ein anderes ein, druckt eine E-Mail aus oder pflegt neben der Software eine Excel-Liste. Jede dieser Stellen ist eine Fehlerquelle und zieht Rückfragen nach sich. Digitalisiert wird also, indem man diese Stellen eine nach der anderen beseitigt, und nicht, indem man neue Programme kauft.
Wo steht der Mittelstand bei der Digitalisierung?
Belastbare Zahlen zum Stand der Digitalisierung im Mittelstand liefern öffentliche Quellen. Die Bundesnetzagentur veröffentlicht Kennzahlen zum Digitalisierungsstand, zum KI-Einsatz und zur Förderung von KI-Kompetenz, jeweils nach Beschäftigtengrößenklassen aufgeschlüsselt. KfW Research und das Institut für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn haben eigene Themenseiten zur Digitalisierung. Für Ihr Unternehmen ist vor allem das Muster nützlich, das sich durch diese Auswertungen zieht: Je kleiner der Betrieb, desto seltener setzt er fortgeschrittene Technik ein und desto häufiger fehlt ein eigener Plan für die Digitalisierung.
Die Gründe dafür sehen wir in der Projektpraxis immer wieder. Eine eigene IT-Abteilung gibt es nicht, also landet jedes Digitalthema bei der Geschäftsführung oder bei einem technikaffinen Mitarbeiter, der das nebenher erledigt. Gewachsene Branchensoftware lässt sich schwer anbinden, weil sie keine offene Schnittstelle hat. Und der Tagesbetrieb geht immer vor, sodass ein Projekt ohne festen Verantwortlichen und ohne klares Ende versandet. Ein Vergleich mit Durchschnittswerten bringt Sie deshalb kaum weiter. Mehr bringt die Frage, welcher Ablauf in Ihrem Haus die meiste Doppelarbeit verursacht.
In welcher Reihenfolge digitalisiert man einen mittelständischen Betrieb?
Die Reihenfolge entscheidet mehr als die Wahl des Werkzeugs. Wer zuerst eine Software einführt und erst danach die Abläufe anpasst, bildet meist den alten Umweg digital nach. So gehen Sie vor:
- Abläufe sichtbar machen: Halten Sie auf einer Prozesslandkarte fest, welche Kern- und Unterstützungsprozesse es gibt und wer daran beteiligt ist. Eine Seite genügt.
- Den Engpass wählen: Nehmen Sie einen einzigen Ablauf, bei dem Wartezeit, Rückfragen oder Fehler am deutlichsten sind, zum Beispiel den Weg vom Angebot zum Auftrag oder die Eingangsrechnung.
- Den Ist-Ablauf aufnehmen: Schreiben Sie jeden Schritt mit Rolle, System und Übergabe auf. Jede Stelle, an der abgetippt oder ausgedruckt wird, markieren Sie als Medienbruch.
- Stammdaten bereinigen: Kunden, Artikel und Preise brauchen eine einzige führende Quelle. Liegen Kunden doppelt in zwei Systemen, verdoppelt die Digitalisierung nur die Fehler.
- Werkzeug wählen: Prüfen Sie zuerst Standardsoftware, dann Low Code und erst danach eine Eigenentwicklung, und achten Sie jedes Mal auf Schnittstellen und Datenexport.
- Klein starten: Testen Sie den neuen Ablauf mit einem Team und echten Vorgängen. Legen Sie vorher fest, woran Sie den Erfolg messen, und beheben Sie die Fehler, bevor Sie ausweiten.
- Schulen und ausrollen: Läuft neben dem neuen System die Excel-Liste weiter, ist es nicht eingeführt. Legen Sie fest, ab welchem Tag die alte Liste nicht mehr gilt.
Für die ersten drei Schritte gibt es eigene Anleitungen: die Prozesslandkarte mit Aufbau und Beispiel und das Vorgehen, um Prozesse zu digitalisieren, mit Pflichtfeldern und Statuswerten. Müssen Daten umziehen, finden Sie im Artikel zur Datenmigration eine Checkliste mit Probelauf.
Standardsoftware, Low Code oder Eigenentwicklung?
Eine allgemeingültige Antwort gibt es hier nicht. Die drei Wege lassen sich aber an denselben Kriterien messen. Die Tabelle vergleicht Ansätze, keine einzelnen Anbieter.
| Kriterium | Standardsoftware (SaaS oder Kauflösung) | Low Code und Automatisierungsplattformen | Eigenentwicklung |
|---|---|---|---|
| Passt, wenn | der Ablauf branchenüblich ist, etwa Buchhaltung, Lohn oder Warenwirtschaft | einfache Formulare, Freigaben oder Datenübergaben zwischen vorhandenen Systemen gebraucht werden | der Ablauf Ihr Unterscheidungsmerkmal ist oder keine Standardlösung ihn abbildet |
| Wer trägt Betrieb und Updates | der Anbieter | der Plattformanbieter für die Laufzeit, Sie für die eigene Logik | Sie oder ein beauftragter Dienstleister |
| Anpassbarkeit | begrenzt auf Einstellungen und Erweiterungen des Anbieters | innerhalb der Bausteine der Plattform | vollständig |
| Typische Grenze | Sie passen Ihren Ablauf an die Software an | die Anwendung läuft nur auf der Plattform des Anbieters; Lizenzen werden oft pro Nutzer berechnet | Wartung, Sicherheitsupdates und Dokumentation liegen dauerhaft bei Ihnen |
| Daten beim Wechsel | abhängig von den Exportfunktionen des Anbieters | abhängig von der Plattform | liegen in Ihrer eigenen Datenbank |
Für Datenübergaben zwischen Systemen nutzen viele Betriebe Automatisierungswerkzeuge: n8n lässt sich auch selbst betreiben (siehe die Dokumentation von n8n), Zapier läuft als gehosteter Dienst. Beide stoßen an ihre Grenzen, wenn ein Zielsystem keine Schnittstelle hat, denn dann gibt es nichts, woran ein Workflow andocken kann. Die Abwägung im Detail lesen Sie in den Artikeln zu Individualsoftware oder SaaS und dazu, wann Low Code reicht.
Welche Rolle spielt KI bei der Digitalisierung im Mittelstand?
KI setzt auf digitalisierten Abläufen auf, sie ersetzt sie nicht. Ein KI-Assistent kann E-Mails vorsortieren oder Angebote vorformulieren, aber nur, wenn Kunden- und Artikeldaten sauber und abrufbar vorliegen. Steckt das Wissen nur in Köpfen und Papierordnern, scheitert er. Deshalb steht KI in der Reihenfolge hinter den Stammdaten und dem ersten verbundenen Ablauf. Praxisbeispiele mit Prüfschritt und den Grenzen finden Sie im Artikel KI im Mittelstand.
Wer KI einsetzt, fällt unter die europäische KI-Verordnung. In ihrer derzeit geltenden, geänderten Fassung verlangt sie von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie dabei nicht garantieren. In der Praxis heißt das: Schulungen, schriftliche Nutzungsregeln und ein Ansprechpartner für Fragen. Die Transparenzpflichten der Verordnung gelten bereits, die Vorschriften für Hochrisiko-Systeme greifen erst später und gestaffelt nach Art des Systems. Ob Ihr Einsatz darunter fällt, hängt vom konkreten System und seinem Zweck ab. Im Zweifel lassen Sie das rechtlich prüfen.
Woran scheitern Digitalisierungsprojekte im Mittelstand?
- Alles gleichzeitig: Werden mehrere Abläufe parallel umgestellt, fühlt sich für keinen davon jemand richtig verantwortlich. Ursache: Es fehlt eine Priorität nach dem Engpass.
- Software vor Ablauf: Das neue System bildet die alten Umwege ab, weil niemand geprüft hat, welche Schritte wegfallen können.
- Doppelte Datenhaltung: Die Excel-Liste läuft weiter, weil dem System ein Feld fehlt. Nach wenigen Wochen passen die beiden Bestände nicht mehr zusammen.
- Keine Schnittstelle: Die Branchensoftware lässt keinen Datenaustausch zu. Dann bleiben nur ein Export per Datei, Bildschirm-Automatisierung oder ein Systemwechsel.
- Kein Datenexport vereinbart: Beim Anbieterwechsel bekommen Sie die Daten nur unvollständig heraus, weil der Vertrag das nicht regelt.
- Schulung als Einmaltermin: Ohne Ansprechpartner im Alltag kehren Mitarbeiter beim ersten Problem zu Papier und Telefon zurück.
Nicht lohnend ist Digitalisierung dort, wo ein Ablauf selten vorkommt und nur von einer Person erledigt wird. Ein Vorgang, der einmal im Quartal anfällt, rechtfertigt keine eigene Software, da reicht eine saubere Vorlage. Für den Handel gilt eine eigene Reihenfolge mit Kasse und Artikelstamm, die im Artikel zur Digitalisierung im Einzelhandel beschrieben ist.
Was kostet Digitalisierung, und welche Förderung gibt es?
Einen Pauschalbetrag gibt es nicht, weil die Kosten von vier Faktoren abhängen. Erstens vom Umfang: wie viele Abläufe, Rollen und Sonderfälle es gibt. Zweitens von den Schnittstellen: wie viele Systeme Daten austauschen müssen und ob diese offene Schnittstellen haben. Drittens von den Daten: ob Altbestände bereinigt und übertragen werden müssen. Viertens vom Betrieb, denn Lizenzen pro Nutzer, Hosting, Wartung und Sicherheitsupdates fallen jedes Jahr wieder an. Eine verbindliche Zahl entsteht erst, wenn der Umfang schriftlich beschrieben ist. Wie sich Festpreis und Abrechnung nach Aufwand unterscheiden, erklärt der Artikel zu den Kosten für Softwareentwicklung.
Förderprogramme ändern sich häufig. Das Bundesprogramm „Digital Jetzt“ wird auf seiner Programmseite inzwischen rückblickend beschrieben. Prüfen Sie deshalb vor jeder Planung, ob ein Programm noch Anträge annimmt und ob Sie vor der Bewilligung schon Aufträge vergeben dürfen, denn das schließen viele Richtlinien aus. Eine öffentlich geförderte erste Anlaufstelle sind die Zentren im Netzwerk Mittelstand-Digital, die informieren und Unternehmen vor Ort begleiten. Auf einer Landkarte sehen Sie, welches Zentrum für Ihre Region zuständig ist.
Digitalisierung in Koblenz: Wer hilft vor Ort?
Unternehmen in Koblenz und Umgebung haben zwei Arten von Anlaufstellen. Die öffentlich geförderten Zentren im Netzwerk Mittelstand-Digital bieten Information, Workshops und eine erste Einordnung. Welches Zentrum zuständig ist, zeigt die Landkarte des Netzwerks. Software zu entwickeln oder einzuführen gehört nicht zu ihren Aufgaben. Für die Umsetzung brauchen Sie einen Dienstleister, der die Abläufe aufnimmt, die Systeme verbindet und den Betrieb übernimmt. DigifyNow sitzt in Unnau im Westerwald und arbeitet mit Betrieben in Koblenz, im Westerwald und im Siegerland, auf Wunsch auch vor Ort. Was das Team dort anbietet, steht auf der Seite zu Digitalisierung und Softwareentwicklung in Koblenz.
Wie DigifyNow bei der Digitalisierung arbeitet
DigifyNow entwickelt für kleine und mittlere Unternehmen individuelle Software, Web-Apps und Apps und führt KI ein, mit Assistenten, Automatisierung und Schulung der Mitarbeiter. Ein Projekt beginnt mit der Aufnahme des Engpass-Ablaufs. Daraus entsteht ein MVP, das nur die Kernfunktion enthält und laut unserer Leistungsbeschreibung in der Regel nach 4 bis 8 Wochen im Einsatz ist. Danach wird es im laufenden Betrieb erweitert. Deckt eine Standardsoftware den Ablauf ab, sagen wir das, statt etwas Eigenes zu bauen. Wie wir Abläufe und Systeme gemeinsam mit Ihnen ordnen, beschreibt die Seite zur Digitalisierungsberatung. Alle Leistungen von der App-Entwicklung bis zur KI-Einführung finden Sie in der Leistungsübersicht.
Wann sich Unterstützung lohnt
Hilfe von außen lohnt sich, wenn ein Ablauf mehrere Systeme ohne offene Schnittstelle verbindet, wenn Altdaten umziehen müssen oder wenn im Haus niemand die Zeit hat, ein Projekt bis zum Ende zu führen. Für eine einzelne Vorlage oder ein Werkzeug, das Sie selbst einrichten können, brauchen Sie sie nicht. Zum Gespräch bringen Sie am besten mit: den Ablauf, der Sie am meisten bremst, die beteiligten Programme, die ungefähre Zahl der Nutzer und, falls vorhanden, Beispieldokumente. In der kostenlosen, unverbindlichen Einschätzung Ihres Vorhabens besprechen wir, welcher Weg passt und welche Kostentreiber es gibt.
Häufige Fragen
Was zählt als Mittelstand?
Es gibt zwei gängige Abgrenzungen. Die EU-Kommission definiert kleine und mittlere Unternehmen über Beschäftigtenzahl, Umsatz und Bilanzsumme. Das IfM Bonn nimmt zusätzlich ein qualitatives Merkmal hinzu, die Einheit von Eigentum und Leitung. Ein Familienunternehmen kann also nach dem IfM-Verständnis zum Mittelstand gehören, obwohl es für die EU-Definition zu groß ist. Für Förderprogramme gilt jeweils die Definition aus der Förderrichtlinie.
Braucht ein KMU eine eigene Digitalisierungsstrategie?
Ein seitenlanges Strategiepapier braucht es nicht, wohl aber eine schriftliche Priorität mit drei Punkten: welcher Ablauf zuerst umgestellt wird, welches System für Kunden-, Artikel- und Preisdaten führend ist und wer verantwortlich ist. Ohne diese Festlegung entstehen Werkzeuge nebeneinander, die keine Daten austauschen. Mit ihr lässt sich jede neue Software daran prüfen, ob sie zur führenden Datenquelle passt.
Wie lange dauert die Digitalisierung eines Ablaufs?
Das hängt von den Schnittstellen und vom Zustand der Daten ab, nicht von der Größe des Unternehmens. Eine Standardsoftware ohne Datenübernahme ist schneller eingeführt als eine Eigenentwicklung mit drei angebundenen Systemen. Bei DigifyNow ist ein MVP mit der Kernfunktion laut Leistungsbeschreibung meist nach 4 bis 8 Wochen im Einsatz. Für ein konkretes Vorhaben ist das keine Zusage, sondern ein Rahmen für die Planung.
Ist Digitalisierung dasselbe wie digitale Transformation?
Nein. Digitalisierung bildet vorhandene Abläufe digital ab und verbindet sie, zum Beispiel die Rechnung als Datensatz statt auf Papier. Digitale Transformation ändert dagegen das Geschäftsmodell selbst, etwa durch ein Kundenportal oder einen neuen digitalen Service. Die meisten mittelständischen Betriebe sollten zuerst digitalisieren, denn eine Transformation setzt saubere, verbundene Daten voraus.